各種イベント、研修会等の参加集約の方法を楽にしてみる
あけましておめでとうございます。
今年もゆる～く、思いついたときに適当に更新していこうと思っています。
今年一発目のテーマはこちら、
参加集約を楽にこなしたい！
です。
現在の方法
教員対象のサークルの事務局をしています。
そこで年に数回、研修会や会議などの企画をしているのですが、その案内方法がこちら。
案内文書・参加申込書作成→PDF変換→会員にメールで送信
そして、そのメールを受け取った会員は、
メール受信→PDF印刷→出欠を記入→FAX送信
です。重要なのは「FAX送信」というところ。
学校ではなぜか今でもFAXという連絡手段が現役なのです。
目指すべき姿
FAXなんて使わなくても、会員の参加集約ができるようになればいいなーと。
web上で「参加します・欠席します」などの送信ができればかなり楽ではないだろうか？と思い色々と調べてみました。
やっぱりすごい。Googleさん。
さまざなま企業さんが、無料で使える各種フォームを提供してくださっているのですが、無料だとどうしても機能が限定されてしまうものがほとんど。
もちろん仕方のないことですし、しっかりと料金を支払って利用すれば問題はありません。
ただ、なにぶんこちらにはお金がありません・・・。
そこで、今回お世話になることにしたのが
Google フォームです。
使い方は簡単
トップページから「Google フォームを使う」をクリックします。
あらかじめ、いくつかのテンプレートが用意されているので、そちらを利用することでほとんど手間をかけずに作成することができます。
試しに、どうしようもないフォームを作成してみたのでよろしければご覧ください。そしてお暇な方はご記入いただけるとありがたいです。
もちろん、お名前等は適当なものでお願いします。
このページのリンクをメールで送信すれば、いちいちPDFにする必要はないし、FAXで送信してもらう必要はないし、楽になるんではなかろうか。そう思うわけです。
集計結果も簡単に確認できる
会員に回答してもらった結果も、もちろん簡単に確認できます。
先ほどフォームを作成したときと同じGoogleアカウントで、Googleドライブを開きます。すると、
このように、フォームが作成されています。
このフォームを開くと、
と、このように「回答」というものが出てくるのでそこをクリックします。すると、回答率や回答数などを確認することができます。
また、回答結果をスプレッドシートに表示することもできます。
赤く囲まれているところをクリックすると、
このように、回答一覧を確認することができます。
こんな機能を無料で提供してくれるGoogleさんってすばらしい。
僕も雇ってくれないだろうか。
まとめ
この程度の参加集約ぐらいだったら、わざわざPDFを作ったり、FAX送信シートを作る必要もない。
こういったことの積み重ねが、仕事量の軽減につながり、子どもと過ごす時間を増やすことにもつながるのだなぁ、となんとなく思いました。
ただひとつ問題が。
僕の勤務する学校や近隣の学校では、職員一人一人にメールアドレスをもらえません。
学校の代表アドレスに送信することになります。そうすると、
届いたメールを印刷して該当する先生に配布→印刷されたメールを見て、フォームのURLをポチポチ入力→結局イライラ
・・・だめじゃん。
